Algunos errores habituales en el manejo tributario:
o
Facturas
de venta sin el cumplimiento de los requisitos:
REQUISITOS
DE LA FACTURA DE VENTA. Para efectos tributarios, la expedición de factura
a que se refiere el artículo 615 consiste
en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes
requisitos:
a. Estar denominada expresamente como
factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del
vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y
NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del
IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a
un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de
los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT
del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del
impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la
factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar
previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de
técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un
sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la
impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de
impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva
las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y
auditoría.
En el caso de las Empresas que venden
tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura.
Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.
Para el caso de facturación por
máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o
periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita
individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya
sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos
similares.
o
La
falta del documento equivalente por compras a personas no obligadas a facturar.
REQUISITOS
PARA LA PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS DESCONTABLES POR
OPERACIONES REALIZADAS CON NO OBLIGADOS A FACTURAR. De conformidad con lo estipulado en el inciso 3o. del
artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el documento soporte para la
procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones
realizadas con personas no obligadas a expedir facturas o documento equivalente,
será el expedido por el vendedor o por el adquirente del bien y/o servicio, y
deberá reunir los siguientes requisitos:
1. Apellidos y nombre o razón social y NIT de
la persona o entidad beneficiaria del pago o abono.
2. Fecha de la
transacción
3. Concepto
4. Valor de la
operación
5. La discriminación
del impuesto generado en la operación, para el caso del impuesto sobre las
ventas descontable.
Lo dispuesto en el
presente artículo no será aplicable para la procedencia de los costos,
deducciones e impuestos descontables correspondientes a la retención asumida en
operaciones realizadas con responsables
del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado.
Cuando se trate de
impuestos descontables originados en operaciones cambiarias realizadas por
entidades financieras no obligadas a facturar, el documento soporte de que
trata el presente artículo deberá ser expedido por quien preste el servicio.
o
Documentos
externos soporte de costos y deducciones sin el cumplimiento de los requisitos
del artículo 771-2 Estatuto Tributario.
PROCEDENCIA
DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS DESCONTABLES.
Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así
como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se
requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en
los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del
Estatuto Tributario.
Tratándose de documentos equivalentes
se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g)
del artículo 617 del
Estatuto Tributario.
Cuando no exista la obligación de
expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva
transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá
cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.
En lo referente al cumplimiento del
requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del
Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos
descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la
correspondiente numeración.
o
Impuestos
descontables no procedentes por antigüedad superior a dos bimestres.
OPORTUNIDAD DE
LOS DESCUENTOS. Cuando se trate de responsables que deban declarar bimestralmente,
las deducciones e impuestos descontables sólo podrán contabilizarse en el
período fiscal correspondiente a la fecha de su causación, o en uno de los dos
períodos bimestrales inmediatamente siguientes, y solicitarse en la declaración
del período en el cual se haya efectuado su contabilización.
o
Conceptos
registrados en ingresos no operacionales que no han sido facturados debidamente.
OBLIGACIÓN
DE EXPEDIR FACTURA. Para efectos tributarios, todas las personas o
entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales
o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la
actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente,
y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente
de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos
administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
Para quienes utilicen máquinas
registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta.
La boleta de ingreso a las salas de
exhibición cinematográfica constituye el documento equivalente a la factura.
Quienes tengan la calidad de agentes de
retención del impuesto sobre las ventas, deberán expedir un certificado bimestral
que cumpla los requisitos de que trata el artículo 381 del
Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de
retención expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá
contener las mismas especificaciones del certificado bimestral.
En los demás aspectos se aplicarán las
previsiones de los parágrafos 1o. y 2o. del artículo 381 del
Estatuto Tributario.
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