Establecen nuevo régimen simplificado de contabilidad para microempresas

Decreto 2706 27-12-2012

Decreta

Artículo 1°. Marco técnico normativo de Información Financiera para las microempresas. Se establece un régimen simplificado de contabilidad de causación para las microempresas, conforme al marco regulatorio dispuesto en el anexo de este Decreto. Dicho marco regulatorio establece, además, los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar de las transacciones y otros hechos y condiciones  de los estados financieros con propósito de información general, que son aquellos que están dirigidos a atender las necesidades generales de información financiera de un amplio espectro de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información.

Artículo 2° Ámbito de aplicación. El presente decreto será aplicable a las microempresas descritas en el capítulo 1 ° del marco técnico normativo de información financiera anexo a este decreto.

Artículo 3°. Cronograma de aplicación del marco técnico normativo de información financiera para las microempresas. Para efectos de la aplicación del marco técnico normativo de información financiera para las microempresas deberán observarse los siguientes períodos:

1. Periodo de preparación obligatoria: Este período está comprendido entre el 1 ° de enero de 2013 y el 31 de diciembre de 2013.

Se refiere al tiempo durante el cual las microempresas deberán realizar actividades relacionadas con el proyecto de convergencia y en el que los supervisores podrán solicitar información a los vigilados sobre el desarrollo del proceso. Tratándose de preparación obligatoria, la información solicitada debe ser suministrada con todos los efectos legales que esto implica, de acuerdo con las facultades de los órganos de inspección, control y vigilancia. Para el efecto, estas entidades deberán coordinar la solicitud de información, de tal manera que esta obligación resulte razonable y acorde a las circunstancias de los destinatarios de este decreto.

Las microempresas que no son objeto de inspección, vigilancia y control, igualmente deberán observar este marco técnico normativo para todos los efectos y podrán consultar las inquietudes para su aplicación al Consejo Técnico de la Contaduría Pública.

2. Fecha de transición: 1 ° de enero de 2014. Es el momento a partir del cual deberá iniciarse la construcción del primer año de información financiera de acuerdo con los nuevos estándares, que servirá como base para la presentación de estados financieros comparativos.

3. Estado de situación financiera de apertura: 1 ° de enero de 2014. Es el estado en el que por primera vez se medirán de acuerdo con los nuevos estándares los activos, pasivos y patrimonio de las entidades afectadas. Su fecha de corte es la fecha de transición.

4. Periodo de transición. Este período estará comprendido entre el 1° de enero de 2014 y 31 de diciembre de 2014. Es el año durante el cual deberá llevarse la contabilidad para todos los efectos legales de acuerdo con los Decretos 2649 y 2650 de 1993 y las normas que los modifiquen o adicionen y la demás normatividad contable vigente sobre la materia para ese entonces, pero a su vez, un paralelo contable de acuerdo con los nuevos estándares con el fin de permitir la construcción de información que pueda ser utilizada el siguiente año para fines comparativos. Los estados financieros que se preparen de acuerdo con la nueva normatividad con corte a la fecha referida en el presente acápite, no serán puestos en conocimiento del público ni tendrán efectos legales en este momento.

5. Últimos estados financieros conforme a los decretos 2649 y2650 de 1993 y normatividad vigente:

Se refiere a los estados financieros preparados al31 de diciembre de 2014 inmediatamente anterior a la fecha de aplicación. Para todos los efectos legales, esta preparación se hará de acuerdo con lo previsto en los Decretos 2649 y 2650 de 1993 y las normas que los modifiquen o adicionen y la demás normatividad contable vigente sobre la materia para ese entonces.

6. Fecha de aplicación: 1 ° de enero de 2015. Es aquella fecha a partir de la cual cesará la utilización de la normatividad contable actual y comenzará la aplicación de los nuevos estándares para todos los efectos, incluyendo la contabilidad oficial, libros de comercio y presentación de estados financieros.

7. Primer periodo de aplicación: Período comprendido entre el 1° de enero de 2015 al31 de diciembre de 2015. Es aquel durante el cual, por primera vez la contabilidad se llevará para todos los efectos de acuerdo con los nuevos estándares.

8. Fecha de reporte: 31 de diciembre de 2015, Es aquella fecha a la que se presentarán los primeros estados financieros comparativos de acuerdo con los nuevos estándares.

Parágrafo Primero. Los órganos que ejercen inspección, vigilancia y control deberán tomar las medidas necesarias para adecuar sus recursos en orden a observar lo dispuesto y para los fines contemplados en este decreto.

Parágrafo Segundo. Las entidades de inspección, vigilancia y control deberán expedir coordinadamente dentro de los tres primeros meses del período obligatorio de preparación, las normas técnicas, interpretaciones y guías en materia de contabilidad e información financiera, dentro del marco legal dispuesto en la Ley 1314 de . . 2009 Yen este Decreto, que permitan una adecuada preparación obligatoria a las microempresas a este régimen.

Parágrafo Tercero. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, resolverá las inquietudes que se formulen en desarrollo de la adecuada aplicación del marco técnico normativo de información financiera para las microempresas.

Artículo 4°. Referencias normativas internacionales sobre información financiera. Todas las referencias para la aplicación de normas internacionales de información financiera de que trata el marco técnico normativo de información financiera para las microempresas, serán aplicables en la fecha de expedición de tales normas internacionales de información financiera, en los términos de la Ley 1314 de 2009.

Artículo 5°. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y respecto de las microempresas definidas en este Decreto, a partir de la fecha de aplicación establecida en el numeral 6 del artículo 3 del presente decreto, no les será aplicable lo dispuesto en los Decretos 2649 y 2650 de 1993 y las entonces.

Publíquese y Cúmplase

PARTE II CIERRE CONTABLE Y FISCAL – PROYECTELO Y NO LO DEJE PARA ULTIMA HORA

PARTE II

Antes de comentar sobre inventarios, es necesario recordar en el grupo de deudores, y más exactamente, en la cuenta de “Anticipos de Impuestos y Contribuciones o Saldos Favor”,  la importancia de conciliar esta cuenta, con la declaración de renta anterior y la proyectada del presente ejercicio, e igual con las declaraciones de IVA, además de respaldar los saldos de los terceros, con los respectivos certificados de retención; fuente, IVA e ICA.

3. Inventarios: Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, venta dentro de las actividades propias del giro ordinario der los negocios del ente económico. Se incorporan, materias primas, productos en proceso, productos terminados, cultivos en desarrollo, entre otros.

Se recomienda cada año, al finalizar o comenzar el nuevo, realizar una toma física de inventarios, tema tratado en este blogger, en diciembre de 2010, algunos aspectos que se mencionaron:

Las metodologías son variadas, dependiendo del tipo de artículo, bodegaje, categorización; existen 3 actividades: 

1.    Actividad antes del inventario (preparación).

1.1.   Desarrollar o actualizar procedimiento para la toma del inventario físico de modo claro, sencillo y específico.

1.2.   Difundir oportunamente a los participantes el procedimiento.

1.3.   Organizar los artículos en la ubicación asignada.

1.4.  Realizar recorrido en los diferentes lugares donde se va efectuar el inventario, verificando la organización de la bodega con base al procedimiento.

1.5.  Elaboración y colocación de tarjetas o rotulo de conteo físico, esto acorde a la tecnología que se emplee para la toma del inventario.

1.6.  El inventario obsoleto, de lenta rotación, averiado, debe estar separado e identificado.

1.7.  Inspeccionar que se tenga destinada y marcada la zona para recibo de inventario.

1.8.  Chequear las  planillas de conteo y que estén debidamente pre-numeradas.

1.9.  Confirmar la conformación de los grupos (parejas) de conteo el cual no debe de incluir personal que pertenezca a la bodega. Dentro del grupo es aconsejable tener una persona que esté familiarizada con el inventario. Ejemplo: Almacenista, personal de compras.

1.10.  Verificar al personal que realiza el conteo físico, que controle las tarjetas de conteo, y al realizar los registros de inventario, sean diferentes para cada labor.

2.    Actividades durante el desarrollo del inventario.

2.1.    Durante el inventario el acceso a la bodega debe ser restringido al personal. 

2.2.    Realizar el corte de documentos (entradas y salidas).

2.3.    Monitorear el desarrollo de los conteos, se esté realizando acorde al procedimiento.

2.4.    Determinación de las diferencias entre el primer y segundo conteo.

2.5.    Comparación del conteo físico con el kardex.

2.6.    Comprobar la realización de tercer conteo por personal diferente al que ejecutó el primer y segundo conteo.

2.7.    Confirmar el soporte de las diferencias, el cual debe estar firmado por el personal responsable del inventario y el funcionario autorizado de administración para tal fin.

2.8.    Verificar el registro en el kardex del ajuste de las diferencias presentadas.

3.    Procedimientos posteriores al inventario.

3.1. Verificar la conciliación del conteo físico VS el kardex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes.

Artículo 64 E.T. Disminución del inventario final por faltantes de mercancías. Cuando se trate de mercancías de fácil destrucción o pérdida, las unidades del inventario final pueden disminuirse hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las compras. Si se demostrare la ocurrencia de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, pueden aceptarse disminuciones mayores.

En el evento de presentarse situaciones descritas en este artículo, y para mayor ilustración se recomienda seguir el procedimiento descrito para tal fin, el cual, también fue publicado en este blogger, en el mes de julio de 2011.

4. Propiedad Planta y Equipo (anteriormente conocido, como activos fijos): Comprende el conjunto de los bienes que posee el ente económico (la empresa), para ser usados en el desarrollo del objeto social, los cuales su objeto no es comercializarlos, se considera la inversión de capital para generar los recursos, que necesita la empresa para su existencia.

1. Se deben registrar al costo histórico y mantenerse este valor hasta completar su vida útil,  actualizar su valor o valorizarlos de acuerdo a normas contables y fiscales, y realizadas por entes que cuenten con la debida autorización e idoneidad para hacerlo. Ejemplo: los inmuebles, su valorización o desvalorización la realizara una inmobiliaria, suscrita a fedelonjas.

2. También se debe contar con un inventario físico, y se recomienda identificarlos con una placa, ó grabarles un código que indique su ubicación, su descripción y en quien está a cargo.

3. Realizarles la depreciación correspondiente, conforme a su vida útil y al método que más le convenga a la empresa. Recuerde que este es uno de los beneficios fiscales para disminuir el valor a pagar por imporenta.

5.       Intangibles: Corresponden a marcas, patentes, licencias, franquicias,  entre otros, su valor se debe actualizar, y si es del caso extinguirlo gradualmente si se estima que va a perder su valor ó su tiempo de explotación. Recuerde que este es uno de los beneficios fiscales para disminuir el valor a pagar por imporenta.

6.       Diferidos: Corresponde a gastos pagados por anticipado y cargos diferidos, en la puesta en marcha del negocio, remodelaciones, estudios e investigaciones, entre otros. Estos valores también se deben amortizar gradualmente, hasta que su extinción. Recuerde que este es uno de los beneficios fiscales para disminuir el valor a pagar por imporenta

Espere: PARTE III.  Pasivos: obligaciones financieras, proveedores, acreedores y obligaciones laborales.

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jairo Galindo Rodríguez

Contador Público

Especialista en Finanzas Públicas

CIERRE CONTABLE Y FISCAL – PROYECTELO Y NO LO DEJE PARA ULTIMA HORA

PARTE I

Ya en octubre, es conveniente que las empresas comiencen a visualizar el cierre contable y fiscal, al 31 de diciembre.

Proyectar el cierre contable, no significa que los débitos y créditos cuadren, significa mucho más, es comenzar a depurar todas aquellas partidas que desde enero se van dejando, para aclarar en el siguiente mes, y que seguramente, se dejaron para aclarar en el siguiente mes, pero que pretendemos en enero del siguiente año, aclarar, porque ya se nos agoto el mes siguiente, y se deben aclarar para proceder a efectuar el cierre contable, e igual que el fiscal, porque de ahí depende la exactitud de la declaración de renta.

Tarea para octubre y noviembre. Comenzar a aclarar, lo no aclarado y proyectar el cierre contable y fiscal. Esta tarea se debe realizar en equipo con la dirección de la empresa, gerentes, administradores, pues en muchas ocasiones, las aclaraciones están en manos de Ellos y no solamente le compete al Contador.

Y se sugiere comenzar con depurar y conciliar lo relacionado con el disponible.

1.      Caja: en este disponible se debe tener en cuenta si la empresa maneja caja menor, la cual al 31 de diciembre deberá quedar en cero, y contabilizar los soportes contables, conforme a los requisitos fiscales para la aceptación de costos y deducciones.

Recuerde que los bancos no funcionan al público los días 30 y 31 de diciembre, se deberá tener cuidado con la custodia del efectivo.

2.      Bancos: en este disponible se debe tener en cuenta las partidas conciliatorias pendientes de aclarar, efectué las conciliaciones bancarias, de cuenta corriente y de ahorro, (auxiliar contable Vs extracto bancario).

Recuerde que existen notas bancarias que incluyen IVA, y es recomendable contabilizarlo como descontable dentro del 6to bimestre, también tenga en cuenta las consignaciones por transferencia, que le afectan la cartera (C x C).

Si tiene inversiones, en CDT, acciones, bonos, u otros títulos, compare el valor de estos, con los auxiliares de contabilidad y contabilice al 31 de diciembre los rendimientos financieros, claro depende de la modalidad de pago, si es anticipado, o vencido.

Los deudores: cartera clientes nacionales y del exterior (C x C), con casa matriz, sucursales, con accionistas o socios, particulares, trabajadores, anticipos a proveedores, contratistas, por impuestos (retenciones, sobrantes en liquidación privada).

Sea el concepto descrito, se deberán de depurar y clasificar adecuadamente, conciliar sus saldos de balance, con los reportes o informes del modulo de cartera o cuentas por cobrar.

En el evento que por política administrativa, se venda a crédito y en el análisis de la cartera por edad, se visualice cuentas por cobrar de más de noventa días (90) días, se sugiere realizar la provisión de cartera, bien sea por el método individual o general, el que más le convenga a la empresa.

Siempre será interesante que la parte administrativa se involucre en estos procesos de cierre, pues en la mayoría de casos, cuenta con información, que al Contador le va a servir, para que los estados financieros, que son de interés y responsabilidad para la administración, reflejen la realidad económica de la empresa.

Continuamos la II PARTE con Inventarios, propiedad planta y equipo.

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jairo Galindo Rodríguez

Contador Público

Especialista en Finanzas Públicas

EL CONTADOR PÚBLICO MODERNO

Hasta la fecha, son muchos los empresarios, directivos de empresas, que consideran al contador una obligación legal, más no un punto de apoyo para el desarrollo de la empresa. Algunos solo contratan para firmar declaraciones, estados financieros para las entidades financieras y para responder requerimientos de la DIAN.

La contabilidad es el medio cuyo objetivo principal es proveer información útil en la toma de decisiones oportunas. El producto final de la contabilidad son los Estados Financieros, que informan la situación económica y financiera de la empresa. Esta información es útil para los muchos usuarios que tienen acceso a la información contable, los más importantes son los siguientes: Directivos de la empresa, entidades financieras, proveedores, entidades de control (Municipio, Dian), Cámara de Comercio, socios, accionistas Asesores, entre otras.

Universalmente, se conoce como Contador Público, al profesional dedicado a aplicar, analizar e interpretar la información contable y financiera de una organización, con la finalidad de diseñar e implementar instrumentos y mecanismos de apoyo a las directivas de la organización en el proceso de toma de decisiones oportunas. También debe preparar los Estados Financieros que exigen las autoridades a las empresas o personas (ejemplo: trabajadores o profesionales independientes), los cuales deben estar respaldados por un profesional.

Las empresas al igual que el Contador Público tiene que preparase y desarrollarse en nuevos ambientes cada vez más competitivos en este milenio que estamos iniciando, en el cual conservará y desarrollará su propio campo de acción en la labor de fortalecer a las entidades en su administración, finanzas y control de las operaciones, apoyando con su capacidad profesional el crecimiento de las mismas para que puedan hacer frente a los nuevos retos que les depara el futuro.

El Contador moderno a través de los servicios contables, debe poseer una visión universal de los negocios. No es suficiente el conocimiento, si este no está asociado a una percepción y ubicación estratégica de los negocios dentro de un contexto universal. La forma de hacer negocios a cambiado y la parte operativa aunque importante, ha pasado a un segundo plano, sin menospreciarla, obviamente. Es importante pensar en función del beneficio potencial, es decir, en la permanencia de la empresa en el largo plazo y no con solo beneficios a corto plazo, así también, es muy importante saber dimensionar el papel clave del recurso humano en la generación de valor para la empresa y la sociedad. Las empresas líderes a nivel mundial están conformadas por grandes hombres ligados por grandes ideales.

Hoy por hoy las exigencias que reclama el dinámico mundo profesional, motivado entre otros aspectos por la optimización de esfuerzos, espacios y fuerza laboral, ha hecho que las funciones de los profesionales, se conviertan en consultores, participando activamente en las decisiones más importantes que definan el rumbo de las empresas, en pocas palabras han llegado a ser auténticos asesores de negocios.  

El Contador Público es una persona de negocios, debe entonces procurar el desarrollo de competencias como es la capacidad de observación, la capacidad de comunicación, el ser visionario (no sólo para hacer proyecciones, sino también para prevenir situaciones desfavorables para una organización) y la capacidad de juicio.

Esta nueva imagen obedece a la multifuncionalidad del Contador Público ya que, actualmente las empresas se encuentran en constante desarrollo para estar en condiciones de participar con éxito en un ambiente  cada vez más competitivo a nivel nacional e internacional.

El Contador público se debe caracterizar por un desempeño profesional dirigido en crear valor agregado en las entidades, por medio de la generación de información cuantitativa referida a las operaciones de la empresa y el desempeño organizacional; mediante la innovación, el desarrollo de estrategias competitivas y el uso de tecnologías de información, con un sentido ético y de responsabilidad social.”

La contabilidad ha sido y siempre será una herramienta imprescindible para toda empresa y por consiguiente para el desarrollo económico de un país, y de ahí la gran importancia de la calidad del profesional.

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jesús Antonio Alarcón

Contador Público

Especialista Costos

Diferencias entre las NIC-NIIFS y las normas contables y tributarias en Colombia

Las normas contables colombianas (decreto 2649/93 y demás normas) con las Normas Internacionales de Contabilidad NIC_NIIFs), ha generado preocupación, por lo que estos nuevos criterios conllevan; por citar como inicio uno: El Concepto de VALOR RAZONABLE.

El Mayor ponderación del Valor del mercado para valoración de activos, por encima del valor histórico registrado o del costo fiscal (tema tributario).

El reconocimiento del valor intrínseco en las plantaciones forestales.

El IASB en sus Objetivos, busca hacer más eficiente y de alta calidad la información y revelaciones contenidas en los estados financieros y que obliga a los Contadores a considerar una gran variedad de aspectos, conceptos, herramientas, cálculos financieros. Por ejemplo:

NIC 19 Beneficios a empleados, la NIC 26 Planes de Beneficio de retiro, en la mayoría de nuestras empresas no es tan frecuente el manejo de los conceptos de cálculos actuariales para pensiones de jubilación, beneficios de compensación con el pago con acciones etc., donde se debe considerar el manejo contable y el efecto fiscal que ello genera.

La NIC (IAS 02) de Inventarios (o Existencias), tener en cuenta:

o Las NIC establecen criterios para manejar el valor Neto de Realización de los Inventarios, en nuestras normas no está determinado.

o Se permite la capitalización de toda la diferencia en cambio incurrida sobre las deudas en moneda extranjera desde la fecha de adquisición de la deuda hasta que se pague o el inventario esté disponible para su uso o venta. En las NICs,

La diferencia en cambio se debe reconocer en resultados y no se permite su capitalización.

o Las NIC, establece que todo tipo de descuentos y rebajas deben ser un menor valor del costo de adquisición, en nuestras normas, no es claro el tratamiento de los descuentos comerciales, rebajas y otras partidas similares frente al costo de adquisición de los inventarios. Por costumbre estos conceptos son disminuidos del costo de adquisición, existen diferencias acerca del tratamiento contable de los descuentos comerciales que se conocen solo al final del cumplimiento de un volumen de compras, o de los descuentos financieros que siempre son tomados por el comprador, los cuales para algunos se manejan

como ingresos y para otros como una disminución del costo del inventario.

o Se permite el uso del método ultimas en entrar primeras en salir (Ueps o Lifo), en las NICs no es permitido.

o El método retail no está contemplando dentro de las normas contables, para efectos fiscales se permite su uso para valorar los inventarios, en las NIC es un método permitido.

o En las Normas, cualquier contingencia de pérdida de valor es reconocida mediante una provisión, En las NICs, las pérdidas de valor se reconocen como un menor valor del inventario modificando su costo.

La NIC (IAS 16) de Propiedades, Planta y Equipos (o Inmovilizados), exponen los siguientes temas:

o Repuestos y Suministros: según nuestra norma se deben presentarse como Inventarios, en la Norma Internacional las piezas de repuesto de valor relevante y el equipo de sustitución, son tratados como propiedad, planta y equipos y depreciados en un tiempo no superior a la vida útil del elemento con el que estén conexos.

o Utilización de Métodos de depreciación diferente a los fiscales (línea recta etc.), junto con la revisión y actualización permanente de las vidas útiles de los activos.

o Según nuestras normatividad hay permite separar un activo en sus componentes, en la NIC si los componentes tienen vidas útiles diferentes, se les debe separar.

o Con relación a los costos de Administración y puesta en marcha de equipos, en la mayoría de los casos en las Principios de Contabilidad Aceptados Colombia se capitalizan, en las NIC son gastos.

o Se permite la capitalización de la diferencia en cambio desde la fecha de la deuda hasta que se pague cancele o el activo esté disponible para su uso o venta, en la NIC la diferencia en cambio debe ser tratada como gasto.

o Los intereses, se permite capitalizar dicho costo hasta que se pague la deuda, en la NIC sólo se permite capitalizar intereses cuando se trata de activos calificables.

o La NIC el valor de un activo a crédito se debe tomar por el valor al contado o términos normales del crédito y la diferencia como un gasto que se debe amortizar en el plazo del crédito, nuestra norma no se requiere separar el costo de un activo y su componente financiero.

o Las Valorizaciones, se realizan con base a Avalúos Técnicos, registran por separado, del valor del activo y no están sujetos a depreciación; la NIC, la Revaluaciones modifican el costo del activo y por lo tanto las bases de depreciación.

o Los Avalúos Técnicos de Activos se debe realizar cada tres años, en la NIC dicha revaluación se realiza cuando haya cambios en el Valor Razonable del activo, en la mayoría de los casos puede ser anual.

o Se excluyen los activos inferiores a 20 SMMLV y no se requiere revaluar todos  los activos de un mismo tipo, en la NIC, cuando se revalúa un activo, se deben revaluar todos los de su mismo tipo.

Las NIC 32 y 39, las NIIF 7 y la NIIF 9 tratan el tema financiero, su manejo, valoración, revelaciones etc., lo que nos conlleva en muchos a aprender sobre Activos y Pasivos Financieros y manejar definiciones como: Derivados financieros, derivado implícito, Forwards, Opciones, swaps, futuros, cálculos de valor presente, Tasas de interés compuesto entre otros temas.

Estos son algunos ejemplos, con los cuales nos podemos dar cuenta, de sus efectos y comparaciones, del complejo mundo de las NIC-NIIFs, con nuestra Legislación Contable Colombiana y la relación obligada con la Legislación Fiscal.