Según relata el libro del Génesis, cierta vez el faraón tuvo un sueño singular e inquietante en el que vio cómo siete vacas flacas devoraban a otras tantas vacas gordas. José, hijo de Jacob, hizo la siguiente interpretación, que las siete vacas gordas simbolizaban "los siete próximos años, que serían de abundancia y prosperidad", mientras que las siete vacas flacas representaban la "escasez y penurias que harán que se olvide toda la abundancia de la tierra de Egipto durante otros siete años y el hambre consumirá la tierra".
¿QUE ES UN PRESUPUESTO?
Se podría definir que el presupuesto es una suposición, cálculo, hipótesis, postulado, etc., también podríamos decir que es algo visionario, tratar de prever el futuro, y teniendo este término (“futuro”) como su principal factor. Como lo previo José, siete años de abundancia y siete de escasez.
¿Pero presupuesto de qué? Ah! Entonces mirémoslo desde el punto de vista de las finanzas y la administración gerencial.
El presupuesto debe ser la planeación que han de seguir, las empresas para estimar sus ingresos, gastos y costos en un determinado periodo de tiempo, como mínimo en un lapso no inferior a seis meses, lo ideal en periodos de un año, (corto plazo) y fijar metas a mediano y largo plazo. También como un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores, unidades y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas; de allí que la planeación y control financieros como partes de la planeación estratégica se materializan en el presupuesto.
El presupuesto financiero, al igual que un atleta en una competencia de 100 mts, 500 mts, 1000 mts, espera llegar a una meta, seguramente previa a una preparación adecuada.
¿Cómo puedo estimar ingresos? Dentro de la estadística y las finanzas existen métodos de pronóstico de ventas, en muchas ocasiones basados en datos históricos, si los hay. (Aquí es de aclarar que si las economías de un país son estables, e igual los factores políticos, seguramente son útiles los datos históricos). Algunos métodos utilizados, son: promedio movible, de regresión, mínimos cuadrados, variación relativa, análisis de los factores de mercado, promedio de los criterios de fuerza de ventas, supervisores, gerencia de ventas y en muchas ocasiones se efectúa con el incremento del IPC, (no recomendable).
¿Cómo puedo estimar gastos y costos? Para ser más precisos se sugiere segmentar así:
Los gastos, por ejemplo los de personal, conforme a las políticas de incremento salarial que determine sus administradores o dueños,(IPC, estudios, logros, etc.) los gastos generales conforme a lo presupuestado en el esfuerzo de cumplir las ventas, gasto telefónico móvil, fijo, publicidad, impuestos, entre otros.
Los costos, con base a la estructura de costos que maneje la empresa en el desarrollo del presupuesto de ventas.
¿Qué obtengo con estimar ingresos, gastos y costos? Mínimo se debe obtener un punto de equilibrio, donde los ingresos sean igual a los gastos y costos, pero lo ideal es estimar utilidad.
Control de gastos: los gastos deben ser coherentes con los ingresos, no solo desde el punto de vista de que si no tengo ventas, entonces reduzco personal, no siempre esta premisa es acertada, porque podría llegar hipotéticamente el caso, que el gerente, se vuelva todero, (el que vende, el que cobra, el que administra, el que produce, etc.).
Sugerencias: no copiar el presupuestos de otra empresa, con el argumento que desarrollan el mismo objeto social, se debe efectuar un estudio de cada empresa, pues cada empresa es única, parecida a otra, no igual, analizar su estructura administrativa, su logística, capacidad productiva, ubicación, con que visión y misión cuenta.
Realice un control mensual a la ejecución presupuestal, de sus ingresos, gastos y costos, no espere a que llegue el final de año para tomar decisiones, cuando seguramente ya no hay nada que hacer y si había podido tomar los correctivos, nueve (9) u ocho (8) meses atrás, dándole estabilidad a su negocio.
¿Qué hubiese pasado si el faraón, no le hace caso a José y no hubiese presupuestado las medidas de ahorro y austeridad en el periodo de las vacas gordas?
El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:
Jairo Galindo Rodríguez
Contador Público
Especialista en Finanzas Públicas
