OBLIGACION DE REALIZAR PERIÓDICAMENTE INVENTARIO

De acuerdo a la legislación comercial,

“se registra en la cámara de comercio el libro de inventarios y balances, se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios”;

Y “Hay la obligatoriedad de elaborar periódicamente un inventario y un balance general. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio”.

De acuerdo a lo anterior se debe realizar inventario físico al menos una vez al año, normalmente se realiza al final el año.

El inventario es un rubro que normalmente tiene una relativa importancia en estados financieros.

Es responsabilidad de la administración establecer el procedimiento para la realización del inventario físico, el cual debe garantiza la confiabilidad, oportunidad, legitimidad  del la toma del inventario y garantizar el registrar de los ajustes que resulten de la comparación del inventario teórico y inventario del físico.

Para el logro de estos objetivos se debe realizar planeación, desde la escogencia de la fecha, pasando por el control del proceso del inventario, hasta los documentos soporte del inventario.

Las metodologías son variadas, dependiendo del tipo de artículo, bodegaje, categorización; existen 3 actividades:

1.    Actividad antes del inventario (preparación).

1.1.   Desarrollar o actualizar procedimiento del para la toma del inventario físico de modo claro, sencillo y específico.

1.2.   Difundir oportunamente a los participantes el procedimiento.

1.3.   Organizar los artículos en la ubicación asignada.

1.4.  Realizar recorrido en los diferentes lugares donde se va efectuar el inventario, verificando la organización de la bodega con base al procedimiento.

1.5.  Elaboración y colocación de tarjetas o rotulo de conteo físico, esto acorde a la tecnología que se emplee para la toma del inventario.

1.6.  El inventario obsoleto, de lenta rotación, averiado, debe estar separado e identificado.

1.7.  Inspeccionar que se tenga destinada y marcada la zona para recibo de inventario.

1.8.  Chequear las  planillas del conteo están debidamente pre-numeradas.

1.9.  Confirmar la conformación de los grupos (parejas) de conteo el cual no debe de incluir personal que pertenezca a la bodega. Dentro del grupo es aconsejable tener una persona que esté familiarizada con el inventario. Ejemplo: personal de compras.

1.10.  Verificar el personal que realiza el conteo físico, controla las tarjetas de conteo, realizar los registros de inventario, sea diferentes para cada labor.

2.    Actividades durante el desarrollo del inventario.

2.1.    Durante el inventario el acceso a la bodega debe ser restringido al personal. 

2.2.    Realizar el corte de documentos (entradas y salidas).

2.3.    Monitorear el desarrollo de los conteos, se esté realizando acorde al procedimiento.

2.4.    Determinación de las diferencias entre el primer y segundo conteo.

2.5.    Comparación del conteo físico con el kardex.

2.6.    Comprobar la realización de tercer conteo por personal diferente al que ejecutó el primer y segundo conteo.

2.7.    Confirmar el soporte de las diferencias, el cual debe estar firmado por el personal responsable del inventario y el funcionario autorizado de administración para tal fin.

2.8.    Verificar el registro en el kardex del ajuste de las diferencias presentadas.

3.    Procedimientos posteriores al inventario.

3.1. Verificar la conciliación del conteo físico VS el kardex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes.