RESOLUCIÓN
NÚMERO 000116 (31 OCT. 2012)
ARTICULO
1. Sujetos obligados. Las personas o empresas que elaboren facturas de
venta o documentos equivalentes, deberán informar de cada uno de sus clientes, los
trabajos realizados en el año gravable 2012, independiente del patrimonio poseído
a 31 de diciembre de 2011.
ARTICULO
2. Información a suministrar. La información a suministrar por parte de los
obligados a que se refiere el artículo anterior, deberá ser enviada en el FORMATO
1037, versión 7, indicando para cada uno de sus clientes lo siguiente:
1.
Apellidos y nombres o razón social del cliente
2.
Identificación del cliente
3. Dígito
de verificación
4. Número
de Resolución de Autorización de las facturas elaboradas
5.
Prefijo de las facturas
6.
Intervalo de numeración de las facturas y/o documento equivalente (factura
inicial y
factura final)
7. Fecha
de elaboración. (AAAAMMDD)
Parágrafo.
Cuando se informe la elaboración de facturas a personas del régimen común,
se debe indicar el número de resolución de autorización correspondiente.
En el
caso de personas inscritas en el régimen simplificado esta casilla se debe diligenciar
con cero.
ARTICULO
3. Plazos para presentar la información. Para la entrega de la información
solicitada en la presente Resolución deberá tenerse en cuenta los dos últimos
dígitos del NIT del Informante y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas:
ÚLTIMOS DÍGITOS FECHA
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96 a 00 24 de Abril de 2013
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91 a 95 25 de Abril de 2013
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86 a 90 26 de Abril de 2013
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81 a 85 29 de Abril de 2013
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76 a 80 30 de Abril de 2013
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71 a 75 2 de Mayo de 2013
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66 a 70 3 de Mayo de 2013
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61 a 65 6 de Mayo de 2013
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56 a 60 7 de Mayo de 2013
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51 a 55 8 de Mayo de 2013
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46 a 50 9 de Mayo de 2013
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41 a 45 10 de Mayo de 2013
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36 a 40 14 de Mayo de 2013
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31 a 35 15 de Mayo de 2013
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26 a 30 16 de Mayo de 2013
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21 a 25 17 de Mayo de 2013
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16 a 20 20 de Mayo de 2013
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11 a 15 21 de Mayo de 2013
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06 a 10 22 de Mayo de 2013
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01 a 05 23 de Mayo de 2013
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ARTICULO
4. Forma de presentación de la información. La información a que se refiere
la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios
informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido
por la DIAN.
ARTICULO
5. Procedimiento previo a la presentación de la información a través de los
servicios informáticos electrónicos. Los responsables de presentar la información en
forma virtual haciendo uso del mecanismo de firma digital, deberán cumplir
previamente el siguiente procedimiento:
a) Inscribir
o actualizar, de ser necesario, el Registro Único Tributario del informante
incluyendo la responsabilidad “Informante de exógena”, y su correo electrónico.
Las personas jurídicas o demás entidades deben actualizar el Registro Único
Tributario incluyendo al representante legal a quien se le asignará el
mecanismo de firma con certificado digital.
b) El
representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su
Registro Único Tributario personal, conforme al artículo 2 de la Resolución
1767 de 2006 de la DIAN, informando su correo electrónico e incluyendo la
responsabilidad 22, “Obligados a cumplir deberes formales a nombre de
terceros”.
c) Adelantar,
de ser necesario, el trámite de emisión y activación del mecanismo de firma
digital respaldado con certificación digital de la DIAN, mínimo con tres días hábiles
de antelación al vencimiento del término para informar y siguiendo el procedimiento
señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la DIAN.
Parágrafo
1. La DIAN emitirá el mecanismo de firma con certificado digital a la persona
natural que a nombre propio o en representación del contribuyente, responsable,
agente retenedor o declarante, deba cumplir con la obligación de presentar
información de manera virtual. Para tal efecto deberá darse cumplimiento al
procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005.
Parágrafo
2. El mecanismo de firma con certificado digital debe solicitarse personalmente
o a través de apoderado debidamente facultado o por interpuesta persona con
autorización autenticada, presentada ante las respectivas Direcciones Seccionales
de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto. Para las personas
jurídicas o las demás entidades debe señalarse expresamente la persona a quien
se le hará entrega del mecanismo de firma digital.
Parágrafo
3. Los obligados, personas naturales y representantes legales de las personas
jurídicas y demás entidades a quienes a la fecha de entrada en vigencia de la
presente Resolución, la DIAN les haya asignado previamente el mecanismo de firma
con certificado digital, no requieren la emisión de un nuevo mecanismo.
Parágrafo
4. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con
certificado digital emitido por las entidades externas.
Parágrafo
5. Las personas naturales o jurídicas que deban cumplir la obligación de presentar
la información de manera presencial deben también, de ser necesario, actualizar
el Registro Único Tributario con la responsabilidad 22, “Cumplimiento de obligaciones
tributarias, aduaneras y cambiarias”, conforme al artículo 2 de la Resolución
1767 de 2006 y la responsabilidad como informante de exógena.
ARTICULO
6. Contingencia. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad
de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no
pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente
Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos
habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el
archivo de firma digital para su respectiva presentación.
Sí
agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado
y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia
que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos
electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así
lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá
cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes
a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la
respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio
de que el informante la presente antes.
Sin
perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables
a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos
con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal.
Parágrafo.
Para efectos de lo dispuesto en la presente resolución, el obligado a presentar
virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado
funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus
obligaciones.
En ningún
caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación
de la información:
Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos
informáticos del informante,
Los daños en el mecanismo de firma con certificado
digital,
El olvido de las claves asociadas al mismo, por
quienes deben cumplir el deber formal de declarar,
El no agotar los procedimientos previos a la
presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización
en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma
digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado
digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la
obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación
con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento.
ARTICULO
7. Sanciones. Cuando no se suministre la información dentro de
los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda
a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en
el artículo 651 del Estatuto Tributario.
ARTICULO
8. Formatos y especificaciones técnicas. La información a que se refiere
la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones
técnicas contenidas en el formato establecido en el Anexo No. 48 de la
Resolución 11428 de Octubre 31 de 2011, el cual se entiende como parte integral
de la presente Resolución
ARTICULO
9. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de
su publicación.